Budujemy i łączymy
Automatyzujemy
Integracje i API
Łączymy sklep, ERP, magazyn, księgowość, płatności i logistykę, żeby dane krążyły między nimi automatycznie.
Informacje przechodzą między systemami same, a Twój zespół odzyskuje czas zabierany dotąd przez ręczne przepisywanie.
Przegląd
W większości firm dane już są — tylko leżą w osobnych systemach, które nie wymieniają się nimi między sobą. Stany magazynowe w jednym miejscu, zamówienia w drugim, faktury w trzecim, a różnice wyrównuje ktoś ręcznie w arkuszu. Przy większym ruchu takie przepisywanie zajmuje coraz więcej czasu i łatwiej wtedy o pomyłkę.
Budujemy integracje jako trwałe połączenie, które zostaje z Tobą na lata: z ustalonym przepływem każdego pola, kolejką zadań i automatycznym ponawianiem, zapisem zdarzeń oraz powiadomieniem, gdy coś wymaga uwagi. Łączymy systemy tak, jak realnie pozwalają się połączyć — przez webhooki (automatyczne powiadomienia wysyłane w chwili zdarzenia), gotowe interfejsy wymiany danych (API) albo wymianę plików. Dzięki temu ewentualną rozbieżność między zamówieniem a dokumentem sprzedaży widzisz w raporcie tego samego dnia i możesz ją wyjaśnić od razu.
Dane wymieniają się na serwerze, dzięki czemu połączenie działa stabilnie i w tle.
Sprawdzamy autentyczność każdego powiadomienia z zewnątrz, żeby Twoich danych nie zmieniło fałszywe żądanie.
Gdy drugi system chwilowo nie odpowiada, dane czekają w kolejce i dochodzą, kiedy wróci.
Dostajesz powiadomienie, gdy połączenie wymaga uwagi, więc reagujesz, zanim zauważy to klient.
Twój sklep lub aplikacja stoi w środku, a dookoła pracują systemy, które łączymy tak, by każdy dostawał właściwe dane we właściwym momencie i nikt nie musiał ich przepisywać.
Łączymy sklep z systemem do zarządzania firmą i z magazynem, żeby produkty, ceny i stany były wszędzie takie same, zamówienia same trafiały do realizacji, a statusy kompletacji i numery przesyłek wracały bez ręcznego przepisywania.
Faktury do opłaconych zamówień powstają automatycznie, razem z korektami, i trafiają do Twojego systemu księgowego oraz do rządowego obiegu e-faktur (KSeF), dzięki czemu dokumenty nie czekają na koniec miesiąca.
Odbieramy i sprawdzamy powiadomienia o wpłacie, obsługujemy zwroty i korekty oraz blokujemy podwójne obciążenie, a cały scenariusz płatności przetestujesz wcześniej na osobnej kopii, bez ryzyka dla działającej sprzedaży.
Łączymy sklep z paczkomatami oraz kurierami standardowymi i gabarytowymi, żeby etykiety, śledzenie przesyłek, zwroty i reklamacje szły z poziomu zamówienia, a obsługa nie logowała się do kolejnych paneli.
Przekazujemy zdarzenia i profile klientów do Twoich narzędzi marketingowych, mierzymy je po stronie serwera (stabilniej niż w przeglądarce) i pilnujemy zgód klientów, żeby kampanie działały na aktualnych danych i zgodnie z prawem.
Po dostawie sami wysyłamy klientom zaproszenia do opinii i publikujemy oceny na karcie produktu, a od Twoich hurtowni automatycznie pobieramy oferty i dostępność, żeby katalog był zawsze aktualny.
Efekty
| Obszar | Co łączymy | Co na tym zyskujesz |
|---|---|---|
| Magazyn | Sklep i system firmy (ERP, magazyn): stany, ceny, warianty | Sprzedajesz tylko to, co realnie masz na półce |
| Zamówienia | Sklep i system realizacji, statusy i przesyłki z powrotem | Obsługa odzyskuje czas zabierany dotąd na przepisywanie zamówień |
| Płatności | Płatności online, powiadomienia o wpłacie, zwroty i korekty | Każda wpłata trafia do zamówienia, bez podwójnych obciążeń |
| Dokumenty | System fakturowy, rządowy obieg e-faktur (KSeF), wysyłka dokumentów | Faktura powstaje sama, a Ty kończysz miesiąc bez zaległości |
| Logistyka | Paczkomaty, kurierzy gabarytowi, moduł zwrotów | Etykieta i śledzenie przesyłki z poziomu zamówienia, bez logowania do panelu przewoźnika |
| Marketing | Pliki produktowe, narzędzia marketingowe, pomiar po stronie serwera | Kampanie działają na aktualnych danych o produktach |
Mapowanie pól
Ustalamy, skąd pochodzi każda informacja, żeby wszędzie się zgadzała.
Zanim zaczniemy łączyć systemy, dla każdego pola ustalamy jeden system źródłowy, z którego pochodzi. Cena bierze się z systemu do zarządzania firmą (ERP) czy ze sklepu? Kto może zmienić stan magazynowy? Który zapis ma pierwszeństwo, gdy oba systemy zmieniły to samo w tym samym czasie? Te ustalenia sprawiają, że dane wszędzie się zgadzają, a Twój zespół nie musi ich później ręcznie poprawiać.
Odpowiedzi spisujemy w jednej tabeli: każde pole, kierunek przepływu, częstotliwość i reguła, która rozstrzyga, gdy dwa systemy podają co innego. Ta tabela jest podstawą wdrożenia i punktem odniesienia, gdy później ktoś pyta, skąd wzięła się dana wartość — masz wtedy jasną odpowiedź od ręki. Synchronizujemy przyrostowo, czyli przesyłamy tylko rekordy zmienione od ostatniego udanego przebiegu, dzięki czemu wymiana jest szybka i mieści się w limitach, które nakładają zewnętrzne systemy.
Standard techniczny
Zewnętrzne systemy czasem zwalniają, zwracają błędy albo zmieniają limity. Zakładamy to z góry i budujemy integrację tak, żeby sobie z tym radziła, a Twoja sprzedaż szła dalej bez przerw.
Trzy powtarzalne sytuacje, w których ktoś wciąż przepisuje dane ręcznie, i sposób, w jaki je automatyzujemy, żebyś odzyskał ten czas.
Magazyn
Obsługa dzwoni do klienta z prośbą o zmianę zamówienia. Ktoś koryguje stany ręcznie w arkuszu, zwykle dzień po fakcie.
Stany jadą do sklepu raz na dobę, jednym plikiem z systemu magazynowego. Między jednym a drugim wgraniem sklep sprzedaje na danych sprzed kilkunastu godzin.
Synchronizujemy stany przyrostowo, zaraz po każdej zmianie, i rezerwujemy towar w chwili złożenia zamówienia, żeby sklep pokazywał realną dostępność. Produkty sprzedawane na zamówienie dostają osobną regułę. Gdy rozbieżność przekroczy ustalony próg, import zatrzymuje się i uruchamia alert, dzięki czemu błędne dane nie trafiają do całego katalogu.
Logistyka
Pakowanie zaczyna się od zalogowania do dwóch paneli. Numer przesyłki wraca do sklepu ręcznie, więc klient pyta o status wcześniej, niż ten się pojawia.
Każdy przewoźnik ma własny interfejs, własny słownik usług i własny format etykiety. Sklep nie zna żadnego z nich, więc rolę integracji pełni człowiek z dwiema otwartymi kartami.
Budujemy jeden moduł wysyłkowy nad interfejsami przewoźników: usługa dobierana po wadze, gabarycie i punkcie odbioru, etykieta drukowana z poziomu zamówienia, numer przesyłki i statusy doręczenia zapisywane w historii zamówienia bez udziału obsługi.
Dokumenty
Zamknięcie miesiąca jest osobnym projektem. Korekty przy zwrotach gubią się, a księgowość dopytuje o brakujące pozycje kilka tygodni po sprzedaży.
Nic nie łączy potwierdzenia płatności z wystawieniem dokumentu. Sprzedaż dla firm i dla konsumentów idzie tą samą ścieżką, więc kontrola numeru NIP zostaje po stronie osoby wystawiającej.
Wyzwalamy dokument potwierdzeniem płatności i rozdzielamy ścieżkę B2B od konsumenckiej, z walidacją numeru NIP. Zwrot generuje korektę, dokument trafia do obiegu KSeF, a przy zamówieniu widzisz odnośnik i status wysyłki.
Proces
Sprawdzamy, co realnie udostępniają obie strony: jakie dane, w jakich limitach i formatach oraz jak się logować, żeby ustalić zakres, który da się bezpiecznie połączyć. Wskazujemy też, który system jest źródłem prawdy dla każdego pola.
Ustalamy z Tobą, jak dane przechodzą między systemami, i rozpisujemy trudniejsze sytuacje: brak towaru, częściowy zwrot, korektę, powtórne powiadomienie. Prototyp działa na osobnej, testowej kopii (sandbox), więc widzisz efekt bez ryzyka dla sprzedaży.
Integrację włączamy najpierw w trybie próbnym, w którym tylko zapisuje zdarzenia, bez skutków po drugiej stronie. Dopiero gdy wyniki się zgadzają, uruchamiamy ją na żywo, kanał po kanale, żeby każde połączenie ruszało pewnie.
Zostawiamy zapis zdarzeń, alerty i panel, w którym sam zarządzasz integracją. Stale obserwujemy zewnętrzne systemy i reagujemy na zmiany po ich stronie, zanim dotkną Twojej sprzedaży.
FAQ
Zwykle tak. Sprawdzamy inne kanały wymiany: eksporty plikowe przez FTP lub SFTP, dostęp do bazy tylko do odczytu albo warstwę pośredniczącą po stronie systemu docelowego. Czasem najtańsze jest dopisanie prostego API do systemu, który już masz.
Zadanie trafia do kolejki i jest ponawiane z rosnącym odstępem między próbami — gdy druga strona wróci, zaległości przetwarzają się same, a Ty dostajesz alert i wiesz, co się działo. Każdą operację zabezpieczamy tak, że powtórzenie nie utworzy duplikatu zamówienia ani faktury, więc nic nie policzy się dwa razy.
Zakładamy, że adres, pod którym odbieramy powiadomienia o płatności, jest publiczny i ktoś może pod niego wysłać dowolne dane. Dlatego o statusie zamówienia decyduje podpis powiadomienia i porównanie kwoty z tym, co jest zapisane po stronie sklepu — dzięki temu fałszywe żądanie niczego nie zmieni. Przy rozbieżności realizacja czeka do wyjaśnienia, żeby żadne zamówienie nie ruszyło bez potwierdzonej wpłaty. Klucze dostępu operatora płatności trzymamy w konfiguracji serwera, z możliwością wymiany bez wdrażania nowej wersji aplikacji, więc reagujesz szybko.
Zależy od rodzaju danych i limitów zewnętrznego systemu. Najważniejsze zdarzenia — płatność, zmiana statusu zamówienia — obsługujemy w czasie rzeczywistym przez webhooki, czyli powiadomienia wysyłane w chwili zdarzenia. Katalog i pliki produktowe synchronizujemy według stałego harmonogramu, z dodatkowym odświeżeniem zaraz po zmianie danych, żebyś zawsze pracował na aktualnych informacjach.
Tak. Standardowo dostajesz panel z włącznikami integracji, polami na klucze dostępu, funkcją „Testuj połączenie”, historią synchronizacji i raportem błędów. Wymiana klucza obywa się wtedy bez zgłoszenia do programisty, więc drobne rzeczy załatwiasz od ręki.
Napisz, co z czym trzeba połączyć. Sprawdzimy, jak Twoje systemy mogą wymieniać dane, i zaproponujemy zakres integracji z harmonogramem, żebyś wiedział, co i kiedy zyskasz.